Telefonate, email, messaggi, documenti da cercare e informazioni da ricostruire: nelle imprese esiste un costo invisibile che raramente compare nei bilanci. È il tempo consumato per gestire ciò che dovrebbe essere già disponibile.
Ogni giorno, all’interno delle aziende, migliaia di persone dedicano una parte del proprio tempo ad attività che sembrano assolutamente normali. Telefonano a un collega per conoscere l’esito di un lavoro, cercano una comunicazione nella posta elettronica, chiedono conferma di una decisione, recuperano un documento oppure inseriscono nuovamente in un sistema informazioni già registrate altrove.
Sono persone impegnate, spesso molto impegnate. Eppure, una parte di quel lavoro potrebbe essere evitata.
È una delle contraddizioni meno evidenti dell’organizzazione aziendale contemporanea: si può lavorare moltissimo senza produrre, per tutto quel tempo, nuovo valore.
Il fenomeno riguarda piccole imprese e grandi organizzazioni, aziende di servizi e realtà industriali. Cambiano gli strumenti e le dimensioni, ma il problema rimane sorprendentemente simile.
Il tempo che scompare senza fare rumore
Immaginiamo un’azienda nella quale un dipendente perda dieci minuti per recuperare un’informazione necessaria a completare un’attività. Dieci minuti possono sembrare trascurabili.
Ma se la stessa situazione coinvolge quotidianamente decine di persone, magari più volte al giorno, il costo assume dimensioni ben diverse.
La particolarità è che questo tempo raramente viene riconosciuto come una perdita. È incorporato nella normale giornata lavorativa.
Un responsabile commerciale ricostruisce le condizioni concordate con un cliente. Un amministrativo telefona per verificare un intervento prima di emettere una fattura. Un tecnico cerca la documentazione di una manutenzione precedente. Un dirigente attende una risposta per conoscere lo stato di avanzamento di una commessa.
Ognuno sta svolgendo un’attività apparentemente necessaria. Ma la domanda è un’altra: perché quelle informazioni devono essere cercate, richieste o ricostruite, se l’azienda le possiede già?
È qui che si nasconde una parte importante dell’inefficienza organizzativa.
Abbiamo digitalizzato le stanze, ma molto meno i corridoi
Le imprese hanno investito enormemente nella digitalizzazione delle proprie attività.
Esistono strumenti per amministrare, vendere, progettare, produrre, organizzare il magazzino e comunicare. In molti casi si tratta di sistemi sofisticati, capaci di svolgere egregiamente il proprio compito.
Ma esiste una differenza fondamentale tra digitalizzare una singola attività e rendere digitale l’intero processo di lavoro.
Si potrebbe dire che abbiamo digitalizzato molto bene le stanze delle aziende, ma molto meno i corridoi.
Ogni reparto rappresenta una stanza, con i propri strumenti e le proprie competenze. I corridoi sono invece i collegamenti attraverso i quali informazioni, decisioni e responsabilità devono passare da un’attività alla successiva.
Sono gli spazi interstiziali dell’organizzazione. Ed è proprio lì che spesso si accumulano email, messaggi, telefonate, duplicazioni e attese.
Pensiamo a un’azienda di meccanica di precisione. Può possedere macchinari capaci di lavorare con tolleranze infinitesimali, ma una modifica alle specifiche di una commessa deve comunque attraversare correttamente diversi reparti. Se l’informazione arriva in ritardo o perde il proprio contesto, anche una lavorazione tecnicamente perfetta rischia di produrre il componente sbagliato.
Oppure consideriamo una rete commerciale. Un agente incontra un cliente, raccoglie richieste, discute condizioni e sviluppa un’offerta. Se quelle informazioni rimangono sparse tra messaggi, documenti e appunti personali, ogni successivo passaggio richiederà una nuova ricostruzione della trattativa.
Ancora, un ente di formazione può possedere tutti gli attestati rilasciati ai propri partecipanti e dover comunque impiegare ore per individuare quelli prossimi alla scadenza.
Tre attività completamente diverse. Un identico problema organizzativo: le informazioni esistono, ma la loro continuità non è garantita.
È attorno a questa esigenza che prende forma GIAFFATTO, piattaforma operativa B2B sviluppata per rendere più continui, organizzati e tracciabili i processi aziendali.
Il principio alla base del progetto è trasformare le informazioni prodotte durante il lavoro in un patrimonio immediatamente utilizzabile nelle attività successive.
Quando un tecnico completa un intervento, registra il lavoro eseguito, i materiali utilizzati e la relativa documentazione. Quelle informazioni rimangono collegate al cliente, all’impianto e allo storico delle attività, diventando disponibili per chi deve pianificare, verificare o predisporre il consuntivo.
Quando un commerciale sviluppa una trattativa, offerte, attività e passaggi successivi contribuiscono a costruire una storia consultabile dall’organizzazione.
Quando un ente gestisce un corso di formazione, dati dei partecipanti, attestati e scadenze possono entrare in un percorso organizzato, nel quale un’informazione acquisita oggi contribuisce a preparare un’attività futura.
Il concetto è quello del dato vivo: un’informazione che mantiene il proprio contesto, accompagna l’evoluzione del processo e permette di individuare le responsabilità dei diversi passaggi.
In questo modo la memoria aziendale si forma mentre le persone lavorano, anziché dover essere ricostruita quando qualcuno ne ha bisogno.
I software sono i piloni. Il processo è il ponte.
Una delle immagini più efficaci per comprendere questo approccio è quella di un ponte.
All’interno di un’impresa, i diversi strumenti informatici possono essere immaginati come piloni. Ciascuno sostiene una funzione importante: amministrazione, produzione, vendita, magazzino o gestione specialistica.
GIAFFATTO introduce un ambiente operativo capace di collegare attività, persone e informazioni, utilizzando le proprie funzionalità e, dove tecnicamente possibile, le integrazioni con i sistemi esistenti.
Il valore del ponte sta nella continuità che crea tra strutture già presenti.
È un cambiamento di prospettiva significativo, perché sposta l’attenzione dalla singola applicazione al modo in cui l’azienda lavora nel suo complesso.
La piattaforma mette a disposizione strumenti per organizzare clienti, offerte, contratti, pianificazione, interventi, magazzino, formazione e attività amministrative, insieme a ruoli, autorizzazioni e registrazioni operative.
Le funzionalità assumono valore soprattutto quando entrano in un metodo comune: un’attività produce informazioni, quelle informazioni diventano disponibili per la fase successiva e ogni passaggio trova una responsabilità definita.
La complessità aziendale diventa così più leggibile e governabile.
Esiste poi una conseguenza che va oltre il semplice risparmio di tempo.
Quando le informazioni rimangono associate alle attività che le hanno prodotte, l’azienda accumula conoscenza.
Un intervento effettuato oggi arricchisce lo storico di un impianto e sarà utile alla manutenzione successiva, anche se a eseguirla sarà un altro tecnico.
Una trattativa commerciale conserva informazioni e documenti utili a chi dovrà seguirla in futuro.
Una procedura interna può essere condivisa, aggiornata e applicata dalle persone incaricate, mantenendo una storia operativa consultabile.
La competenza individuale continua a essere essenziale, ma il suo esercizio contribuisce a creare valore anche per l’organizzazione.
La competenza produce patrimonio, anziché dipendenza.
Per chi dirige un’impresa, questo significa poter dedicare più tempo alle decisioni e meno alla continua ricerca di informazioni.
Un imprenditore dovrebbe conoscere l’andamento della propria azienda attraverso i processi che la fanno funzionare, senza dover diventare ogni giorno il collegamento manuale tra tutti i reparti.
Quando si parla di produttività, il pensiero corre quasi sempre alla possibilità di realizzare più prodotti, servire più clienti o aumentare la capacità operativa.
Esiste però un’altra strada, spesso meno considerata: eliminare le attività ripetitive che non aggiungono valore.
Una telefonata evitabile, un documento già disponibile, un’informazione registrata una sola volta, una scadenza gestita attraverso una procedura: sono piccoli miglioramenti che, sommati lungo l’intera organizzazione, possono liberare una quantità significativa di tempo.
È questa la cultura del lavoro che GIAFFATTO propone: rendere le procedure più efficaci, conservare la continuità delle informazioni e permettere alle persone di concentrarsi sulle attività per le quali sono realmente necessarie.
A questo punto, ogni imprenditore potrebbe porsi una domanda molto semplice:
Quante volte, durante una giornata, qualcuno nella mia azienda deve chiedere che cosa è successo prima di poter fare il proprio lavoro?
La risposta potrebbe rivelare un patrimonio di tempo e risorse ancora da recuperare.
Perché, prima di chiedersi come far lavorare di più un’azienda, vale la pena domandarsi quanto lavoro potrebbe finalmente smettere di fare.
GIAFFATTO. Un processo. Un dato. Un responsabile.
